La demande de départ
Une administration publique souhaitait améliorer la gestion de ses locations de salles. La recherche d’un nouvel outil apparaissait comme la réponse naturelle aux difficultés rencontrées.
Mais avant de choisir une solution, il fallait comprendre ce qui compliquait réellement le travail au quotidien.

Ce que nous avons découvert
Les échanges avec les personnes concernées ont permis de regarder au-delà de l’outil : la manière dont les demandes étaient traitées, les responsabilités de chacun et les interactions entre l’administration et l’équipe technique.
Une collaboratrice, initialement perçue comme peu favorable au changement, a notamment été associée à la réflexion. En comprenant sa réalité de travail, il est apparu que le problème n’était pas une résistance au changement, mais qu’il fallait construire une façon de fonctionner qui ait du sens pour les personnes concernées.

Ce qui a changé
La priorité a donc été donnée au processus et à la répartition des responsabilités, avant de chercher une réponse technologique.
Une nouvelle manière de travailler a été mise en place et expérimentée.
Six mois plus tard, un outil administratif a finalement été introduit pour aller plus loin dans l’optimisation de la gestion et de l’attribution des salles.

Processus → Responsabilités → Usages → Outil
L’enjeu n’était pas de renoncer à l’outil. Il était de commencer avec une autre approche.